Premier tri par le titre et le résumé

Dans le projet sur Covidence, cliquez sur la section Title and abstract screening, et cliquez sur le bouton Continue.

Puis, prenez le temps de vous familiariser avec les principales fonctions de l’interface :

1. Screen references: Références à trier
2. Resolve conflicts: Conflits à résoudre
3. Awaiting another reviewer: En attente d’un autre vote
4. Irrelevant references: Références non retenues
5. Tag: Créer une étiquette et ajouter une étiquette à une référence
6. Sort: Trier l’affichage des références
7. Filter: Chercher et filtrer les références
8. Add criteria: Dirige vers l’onglet Eligibility criteria des paramètres du projet
9. More options: Afficher le résumé (Abstract) ou les critères surlignés (Highlights) dans la liste des références.

Pour chaque référence, vous avez plusieurs options:

1. Abstract: Afficher ou masquer le résumé
2. Note: Ajouter une note
3. History: Visualiser l’historique de la référence depuis son importation dans le projet
4. Duplicate: Identifier la référence comme un doublon
5. No, Maybe et Yes: Voter pour gérer la référence

Covidence considère comme doublons les références dont le titre, l'année et le volume sont identiques, puis celles dont les auteurs sont similaires. Cette méthode de déduplication rigoureuse évite d’exclure par erreur des références qui représentent des études différentes. Cependant, parfois, Covidence ne détecte pas tous les doublons.

À l’étape du premier tri (titre et résumé), il est possible d’identifier manuellement une référence comme un doublon en cliquant sur le bouton Duplicate de la référence.

Cette action va automatiquement:

• Enlever la référence de la liste de tri;
• Inscrire la référence comme un doublon dans le diagramme de PRISMA;
• Indiquer le nom de la personne qui a marqué manuellement la référence comme un doublon;
• Exclure la référence du rapport de fiabilité entre les personnes qui révisent (Inter-Rater Reliability report), si un vote avait déjà été émis sur la référence.

Si vous identifiez par mégarde une référence comme un doublon, vous pouvez annuler cette action de deux manières:

• Après avoir identifié la référence comme doublon, cliquez sur le bouton Undo;
• Dans la section Import references du projet sur Covidence, cliquez sur le lien [X] total duplicates removed. Puis, cliquez sur l’onglet Manually marked duplicates et cliquez sur le bouton Not a duplicate de la référence à réintroduire dans le projet.

L’utilisation d’étiquettes personnalisées (tags) est une façon rapide de catégoriser et de faire un suivi de vos références.

Important: on ne doit pas utiliser les étiquettes pour afficher une intention de vote lors de la gestion des références.

Les étiquettes ajoutées aux références sont visibles par tous les membres du projet. De plus, elles seront exportées avec la liste de références lors de l’exportation vers un fichier Excel/CSV.

Voici comment créer et attribuer une ou plusieurs étiquettes à une ou plusieurs références:

1. Depuis la section Title and abstract screening, cochez la ou les références auxquelles attribuer une étiquette.
2. Cliquez sur le bouton Tag.
   • - Pour créer une étiquette, inscrivez un terme dans le champ approprié et cliquez sur le bouton +Create [terme] tag;
   • - Pour attribuer une étiquette à une référence, cochez‑la dans la liste;
3. Cliquez sur le bouton Apply [X] tag.

Les étiquettes seront visibles depuis la liste des références. Il est possible de filtrer les références par étiquettes depuis la fonction Filter.

Le bouton Filter permet de chercher et filtrer les références. Plusieurs options sont disponibles:

• Avec le menu déroulant Tags, vous pouvez repérer les références auxquelles une étiquette précise a été attribuée;
• Avec le champ Keyword search, vous pouvez chercher des références selon un terme ou un nom d’auteur précis. Dans la section Within, vous pouvez choisir de chercher dans:
  • Title and abstract: Titre et résumé
  • Author (Exact match) : Auteur (expression exacte)
  • Author (Fuzzy search) : Auteur
  • All of the above : Tout ce qui précède (titre, résumé et auteur)
• Dans la section Full-text, vous pouvez choisir de cocher Has full-text (avec texte intégral) ou Needs full-text (sans texte intégral).

Pour filtrer les références, inscrivez un terme de recherche et/ou choisissez l’option de votre choix et cliquez sur le bouton Apply. Pour retirer le filtre appliqué, cliquez sur le bouton Reset filters.

Menu déroulant Sort

Avec le menu déroulant Sort, vous pouvez choisir le nombre de références à afficher par page (25, 50 ou 100), et trier l’affichage des références par:

• Author: Auteur
• Title: Title
• Covidence ID: Identifiant de la référence dans Covidence
• Most recent: Afficher en haut les dernières références évaluées
• Most Relevant: Afficher en haut les références qui sont plus portées à obtenir un vote « Oui ».

La fonction de tri Most Relevant de Covidence utilise une fonction d’intelligence artificielle permettant potentiellement d’accélérer les étapes de gestion des références. Cette fonction, basée sur les tendances de tri précédentes, présente d'abord les références qui ont le plus de chance d'être incluses. Plus on gère les références, plus ce filtre est précis.

Attention: En sélectionnant une autre forme de tri (Author, Title, etc.), la fonction de tri Most Relevant se réinitialise.

Votes No, Maybe ou Yes

Pour chaque référence, vous avez le choix de voter Yes (Oui), No (Non) ou Maybe (Peut-être) pour effectuer le premier tri.

Par défaut, deux personnes doivent voter pour qu’une référence passe à l’étape suivante dans le projet. Cependant, il est possible de paramétrer le projet pour que seul le vote d’une personne soit nécessaire. Pour de l’information à ce sujet, consultez la section Onglet Review settings, sur le site Web de la Bibliothèque.

Les votes se font en double aveugle, ce qui signifie que chaque personne qui vote ne peut voir le vote de l’autre.

Si une personne vote :

• No: Transfère la référence dans Irrelevant references
• Maybe: Transfère la référence à l’étape Full text review (deuxième tri)
• Yes: Transfère la référence à l’étape Full text review (deuxième tri)

Si deux personnes votent:

• No + No = Transfère la référence dans Irrelevant references
• No + Yes = Transfère la référence dans Resolve conflicts (du premier tri)
• No + Maybe = Transfère la référence dans Resolve conflicts (du premier tri)
• Yes + Maybe = Transfère la référence à l’étape Full text review (deuxième tri)
• Maybe + Maybe = Transfère la référence à l’étape Full text review (deuxième tri)
• Yes + Yes = Transfère la référence à l’étape Full text review (deuxième tri)

Tant que la deuxième personne n’a pas voté pour une référence lors du premier tri, vous pouvez changer un vote de deux manières:

• Une fois un vote effectué pour une référence, cliquez sur le bouton Undo, puis cliquez sur le bouton Change vote to [yes, maybe ou no];
• Allez dans l’onglet Awaiting another reviewer, puis cliquez sur le bouton Change vote to [yes, maybe ou no] d’une référence.

Depuis la section Title and abstract screening, cliquez sur l’onglet Resolve conflicts.

Pour chaque référence, vous avez le choix de voter Yes, No ou Maybe pour résoudre le conflit. Le choix final peut être fait par les deux personnes qui ont fait la sélection des articles ou par une troisième personne.

Ce sera la personne qui résoudra le conflit qui fera une décision finale sur la référence. La résolution du conflit enverra la référence soit dans Irrelevant references, soit à l’étape Full text review (deuxième tri).