Utiliser ses références

Les fonctionnalités de citation de Zotero sont accessibles par l’entremise de son extension pour Microsoft Word. Cette dernière permet l’insertion de références dans un document et la création automatique de bibliographies conformes aux styles sélectionnés.

Attention : l’insertion de références dans un document nécessite que Zotero et le logiciel de traitement de texte soient ouverts simultanément.

Lors de l’installation du logiciel Zotero, l’extension est automatiquement installée. Si l’extension n’apparaît pas dans Word, vous devez l’installer manuellement. Voici comment faire :

1. Fermez l’application Word;
2. Dans Zotero, allez dans :

• PC : Édition > Paramètres > Citer > section Traitements de texte;
• Mac : Zotero > Préférences > Citer > section Traitements de texte;

3. Cliquez sur le bouton Réinstaller l’extension Microsoft Word;
4. Redémarrez le logiciel Word.

L’extension ajoutera un nouvel onglet Zotero dans Word.

Plusieurs styles bibliographiques (comme APA, MLA ou Chicago) couramment utilisés sont inclus par défaut sur Zotero. Si le style souhaité ne s’y trouve pas, vous pouvez en installer d’autres facilement à partir du répertoire de styles de Zotero.

Vérifier et/ou installer un style bibliographique

1. Dans Zotero, allez dans
   • PC : Édition > Paramètres > Citer, section Gestionnaire de styles;
   • Mac : Zotero > Préférences > Citer, section Gestionnaire de styles;
2. Vérifiez dans la liste si le style que vous souhaitez utiliser est installé.

S’il n’est pas dans la liste, d’autres peuvent être installés. Voici comment faire :

1. Cliquez sur le lien Obtenir d’autres styles…;
2. Cherchez le style bibliographique souhaité;
3. Une fois trouvé, cliquez sur ce style bibliographique.

Vous pouvez également consulter le répertoire des styles de Zotero.

Sélectionner et configurer le style bibliographique dans Word

Attention : le logiciel Zotero doit être ouvert.

1. Dans Word, cliquez sur l’onglet Zotero, puis sur Document Preferences;
2. Sélectionnez le style à appliquer dans la section Style de citation;
3. Différentes options de modification apparaissent selon le style sélectionné dans la liste:
   • Gérer les styles
   • Langue
   • Mettre à jour automatiquement les citations
   • Passer à un autre logiciel de traitement de texte
   • Enregistrer les citations en tant que signets
   • Utiliser les abréviations MEDLINE des titres de revues
4. Cliquez sur le bouton OK.

Lors de l’insertion d’un appel de référence dans Word, la fenêtre de recherche des références par défaut est plutôt limitée.

La fenêtre classique d'ajout de citation permet d’afficher l’ensemble de votre bibliothèque Zotero. Cela facilite la sélection des références à insérer et permet d’ajouter directement des précisions aux références comme le numéro de page, un préfixe, un suffixe, un filtre d’abréviation de revues, etc.

Voici comment configurer Zotero pour utiliser la fenêtre classique d'ajout de citation en tout temps dans Word.

1. Dans Zotero, allez dans
   • PC : Édition > Paramètres > Citer > section Traitements de texte;
   • Mac : Zotero > Préférences > Citer > section Traitements de texte;
2. Cochez Utiliser la fenêtre classique d’ajout de citation.

Zotero permet d’insérer des références dans un document directement à partir de l’interface du logiciel de traitement de texte Word.

Attention : Zotero et Word doivent être ouverts pour que l’insertion des références puisse fonctionner.

Les fonctions de citation se trouvent sous l’onglet Zotero de Word.

Insérer un appel de référence

1. Dans Word, positionnez le curseur à l’endroit où l’appel de référence doit être inséré;
2. Dans l’onglet Zotero de Word, cliquez sur le bouton Add/Edit Citation.

Si vous n’avez pas configuré le style bibliographique dans Word, la fenêtre Zotero - Préférences du document apparaîtra à l’écran.

1. Sélectionnez et configurez le style bibliographique souhaité;
2. Cliquez sur le bouton OK.

Si la fenêtre de recherche de références par défaut apparaît à l’écran, cherchez puis sélectionnez la référence à insérer et appuyez sur la touche Entrée du clavier.

Note : Depuis la fenêtre des références par défaut, vous pouvez passer à la fenêtre de vue classique en allant dans Zotero  > Vue classique.

Si la fenêtre de vue classique apparaît à l’écran:

1. Cherchez puis sélectionnez la référence à insérer;
2. Cliquez sur le bouton OK.

L’appel de la référence est inséré à l’endroit où se trouve le curseur dans le document.

Insérer un appel de plusieurs références

1. Dans Word, positionnez le curseur à l’endroit où l’appel de référence doit être inséré;
2. Dans l’onglet Zotero de Word, cliquez sur le bouton Add/Edit Citation;
3. À partir de la fenêtre de vue classique, cliquez sur le bouton Sources multiples…;

Une nouvelle section s’affichera à droite de la fenêtre.

1. Sélectionnez la référence à ajouter puis cliquez sur la flèche à droite   . Vous devrez répéter pour chaque référence;
2. Pour changer l’ordre des références, cliquez sur les flèches en haut  ou en bas ;
3. Pour retirer des références, sélectionnez-les dans la section de droite, puis cliquez sur la flèche à gauche  ;
4. Cliquez sur le bouton OK.

L’appel des références est inséré à l’endroit où se trouve le curseur dans le document.

À partir de la fenêtre classique d’ajout de citations, plusieurs options s’offrent à vous pour modifier un appel de référence dans le texte:

1. Les champs Préfixe et Suffixe permettent d’ajouter des commentaires au début ou à la fin de l’appel de référence;
2. Le bouton Afficher l’éditeur…* permet de modifier la mise en page de l’appel de référence;
3. Le bouton Sources multiples… permet d’ajouter plusieurs références pour un même appel;
4. Le champ Page permet d’ajouter une pagination à l’appel de référence. En cliquant sur le menu déroulant Page, vous pouvez voir les autres options d’ajout;
5. Pour retirer le nom de l’auteur de l’appel de référence, cochez Ignorer l’auteur.

*Attention : La modification d’un appel de référence dans l’éditeur rompt le lien dynamique de cette citation avec Zotero. La citation ne sera pas mise à jour si les informations bibliographiques sont modifiées dans Zotero ou si vous changez le style bibliographique dans votre document. La bibliographie ne sera pas affectée par cette action.

Abréger un nom de collectivité dans l’appel de référence

1. Dans Word, cliquez sur l’appel de référence à modifier;
2. Dans l’onglet Zotero de Word, cliquez sur le bouton Add/Edit Citation;
3. Dans la fenêtre de vue classique, cochez Ignorer l’auteur;
4. Dans le champ Préfixe, inscrivez l’abrégé du nom de la collectivité;
5. Cliquez sur le bouton OK.

Modifier la mise en forme

Dans Word, vous pouvez ajouter du texte au début ou à la fin d’une référence. Il est aussi possible de formater l’apparence de ce texte ajouté (italique, gras, exposant ou indice).

1. Dans Word, sélectionnez l’appel de référence à modifier;
2. Dans l’onglet Zotero de Word, cliquez sur le bouton Add/Edit Citation;
3. Dans la fenêtre de vue classique, utilisez les cases Préfixe ou Suffixe pour ajouter du texte au début ou à la fin de l’appel de référence;
4. Pour formater l’apparence du texte, il suffit de l’entourer des balises appropriées:

• <b> </b>: gras
• <i> </i>: italique
• : exposant
• : indice

5. Cliquez sur le bouton OK.

Corriger une référence déjà insérée dans un document

1. Dans Zotero, cliquez sur la référence à corriger, puis corrigez le(s) champ(s) dans l’onglet Info ;
2. Cliquez n’importe où dans Zotero, pour enregistrer la correction;
3. Dans l’onglet Zotero de Word, cliquez sur le bouton Refresh.

L’appel de référence et la référence dans la bibliographie seront corrigés dans le document Word.

Il est possible d’intégrer dans le texte vos notes que vous avez créées dans Zotero.

Cette fonction peut être utile pour ajouter un passage d’un texte intégral que vous avez créé en note dans Zotero.

1. Dans Zotero, cliquez sur la note à insérer;
2. Dans Word, positionnez votre curseur à l’endroit où la note doit être insérée;
3. Dans l’onglet Zotero de Word, cliquez sur le bouton Insert Note;
4. Cliquez sur la note qui apparaît en dessous de la barre de recherche.

La note sera insérée à l’endroit où se trouve le curseur dans le document.

Note : Pour de l’information sur l’ajout de passages de texte en note dans Zotero, consultez la section Organiser ses références.

Après avoir inséré des références dans le document, si vous souhaitez obtenir une bibliographie, vous devez la générer.

1. Dans Word, positionnez le curseur à l’endroit où vous souhaitez voir la bibliographie;
2. Dans l’onglet Zotero de Word, cliquez sur le bouton Add/Edit Bibliography.

Une bibliographie contenant toutes les références citées est insérée à l’endroit où se trouve le curseur dans le document. Si vous corrigez une référence dans Zotero ou que vous citez d’autres références, vous pouvez mettre à jour votre bibliographie en cliquant sur le bouton Refresh.

Il est possible de modifier une bibliographie générée à partir de références insérées dans un document.

Ajouter ou retirer des références

Toutes les références insérées apparaissent automatiquement dans la bibliographie. Il est cependant possible d’ajouter des références qui ne sont pas citées dans le texte ou d’en retirer de la bibliographie. Voici comment faire :

1. Dans l’onglet Zotero de Word, cliquez sur le bouton Add/Edit Bibliography. Une fenêtre Modifier la bibliographie apparaît.
2. Pour ajouter une référence, sélectionnez-la dans la section du centre, puis cliquez sur la flèche à droite ;
3. Pour retirer une référence, sélectionnez-la dans la section Références dans la bibliographie, puis cliquez sur la flèche à gauche  ;
4. Cliquez sur le bouton OK.

La bibliographie sera mise à jour.

Astuce : pour sélectionner plusieurs références à la fois, maintenez la touche Shift ou Ctrl enfoncée lors de la sélection.

Corriger les références de la bibliographie

La bibliographie ne doit pas être modifiée manuellement dans Word, car tout changement serait annulé à la prochaine mise à jour. Voici comment corriger une référence dans Word :

1. Dans Zotero, cliquez sur la référence à corriger, puis corrigez le(s) champ(s) dans la l’onglet Info  ;
2. Cliquez n’importe où dans Zotero pour enregistrer la correction;
3. Dans l’onglet Zotero de Word, cliquez sur le bouton Refresh.

L’appel de référence et la référence dans la bibliographie seront corrigés dans le document.

Source unique

1. Dans Word, sélectionnez l’appel de référence à supprimer;
   • Si vous utilisez un style bibliographique de type « Auteur, date » ou « Numérique », cliquez sur l’appel de référence à supprimer dans le texte;
   • Si vous utilisez un style bibliographique de type « Note de bas de page », cliquez sur l’exposant correspondant à l’appel de référence à supprimer dans le texte;
2. Supprimez cet appel de référence avec la touche Supprimer du clavier;
3. Dans l’onglet Zotero de Word, cliquez sur le bouton Refresh.

La référence se supprimera aussi de votre bibliographie.

Source multiple

1. Dans Word, sélectionnez l’appel dont vous souhaitez retirer une référence;
2. Dans l’onglet Zotero de Word, cliquez sur le bouton Add/Edit Citation;
3. À partir de la fenêtre de vue classique, sélectionnez la référence à retirer de l’appel dans la section de droite, puis cliquez sur la flèche à gauche  ;
4. Cliquez sur le bouton OK.
5. Dans l’onglet Zotero de Word, cliquez sur le bouton Refresh.

La référence se supprimera aussi de votre bibliographie.

Cette procédure consiste à supprimer les liens dynamiques qui existent entre votre document Word et Zotero à l’aide de la fonction Unlink citations. Cette fonction peut être utile pour :

• Créer une copie non formatée d’un document de type texte (sans les codes Zotero) pour, par exemple, la remettre à une professeure ou un professeur ou à un journal pour publication;
• Mettre à jour la mise en page des références dans le texte et dans la bibliographie (ex. : changer la police ou les interlignes) pour répondre aux exigences de citation de sources de votre travail.

Attention : Cette action est irréversible. Une fois la synchronisation désactivée dans votre document, vous ne pourrez plus utiliser les fonctions de Zotero dans Word pour corriger et supprimer vos références et votre bibliographie insérées.

Voici comment faire :

1. Enregistrez une copie de votre document Word;
2. Dans l’onglet Zotero de Word, cliquez sur le bouton Unlink citations.

Les références dans le texte et dans la bibliographie seront transformées en texte normal et vous pourrez facilement les modifier (ex. : changer la police ou les interlignes) ou partager le document.

Vous pouvez générer une bibliographie indépendante, c’est-à-dire une liste de références qui ne sont pas dynamiques avec Zotero.

1. Dans Zotero, sélectionnez les références désirées;
2. Faites un clic droit avec votre souris, puis sélectionnez Créer une bibliographie à partir des documents;
3. Dans la section Styles de citation, choisissez le style bibliographique;
4. Dans la section Modes de citation, cochez Bibliographie;
5. Dans la section Méthodes de création, cochez Copier dans le presse-papier;
6. Cliquez sur le bouton OK;
7. Ouvrez votre document et collez votre bibliographie.